Wie dokumentiert man Serviceleistungen richtig?

Zweck 1: Umsatzsteuer – 7 oder 19 Prozent

Serviceleistungen sind sonstige Leistungen und unterliegen grundsätzlich dem Regelsteuersatz. Nur wenn eine Leistung unselbstständige Nebenleistung zur Hörgerätelieferung ist, teilt sie deren Steuersatz von 7 Prozent – typischerweise die Anpassung und Feineinstellung im Rahmen der Erstversorgung, die im Versorgungspreis enthalten ist. Wird dieselbe Leistung Monate später separat erbracht oder gesondert berechnet, ist sie eigenständig und mit 19 Prozent zu versteuern. Die Abgrenzung entscheidet der Prüfer anhand der Dokumentation: Was wurde wann für wen im Rahmen welcher Versorgung erbracht und wie berechnet? Fehlt sie, gilt 19 Prozent.

Servicepauschalen, die neben dem Festbetrag berechnet werden, und Reparaturpauschalen der Krankenkassen unterliegen stets 19 Prozent (OFD Frankfurt, Verfügung vom 17.12.2014). Eine Versorgungspauschale, die Lieferung und künftigen Service umfasst, muss aufgeteilt werden – auch dafür braucht es eine dokumentierte Kalkulation, welcher Anteil auf welche Leistung entfällt.

Zweck 2: Ertragsteuer – die Nachbetreuungsrückstellung

Wer mit den Krankenkassen Versorgungsverträge geschlossen hat, verpflichtet sich regelmäßig zur Nachbetreuung über die gesamte Versorgungsdauer – meist sechs Jahre – ohne gesonderte Vergütung. Diese Verpflichtung ist am Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht, aber noch nicht erfüllt: eine ungewisse Verbindlichkeit, für die bilanzierende Betriebe eine Rückstellung bilden müssen. Der Bundesfinanzhof hat das für Hörgeräteakustiker ausdrücklich anerkannt (BFH, Urteil vom 19.07.2011, X R 26/10). Die Rückstellung mindert den Gewinn im Jahr der Versorgung – bei einem Betrieb mit 400 Kassenversorgungen im Jahr und 90 Minuten kalkulierter Nachsorge je Versorgung geht es um einen fünfstelligen Betrag.

Die Rückstellung steht und fällt mit der Dokumentation. Anzusetzen sind die Einzelkosten und angemessene Gemeinkosten der künftigen Nachbetreuung, abgezinst mit 5,5 Prozent (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG). Dafür muss der Betrieb belegen können: Wie viele Versorgungen mit laufender Nachbetreuungspflicht bestehen am Stichtag? Wie viel Zeit hat die Nachbetreuung in der Vergangenheit je Versorgung tatsächlich gekostet? Welche Kosten je Stunde fallen an? Ohne Aufzeichnungen der erbrachten Serviceleistungen gibt es keinen Erfahrungswert – und ohne Erfahrungswert keine anerkannte Rückstellung. Betriebe mit Einnahmenüberschussrechnung können keine Rückstellung bilden; für sie ist das ein Argument für die freiwillige Bilanzierung.

Zweck 3: Krankenkassen und Innungsverträge

Die Versorgungsverträge verpflichten zu Nachsorgeterminen, Erfolgskontrollen und Dokumentation nach der Hilfsmittel-Richtlinie. Kassen prüfen das stichprobenweise und fordern Vergütungen zurück, wenn Nachweise fehlen (siehe „Wie werden Rückforderungen von Krankenkassen behandelt?“). Dieselbe Dokumentation, die die Umsatzsteuer und die Rückstellung absichert, ist hier der Nachweis der Vertragserfüllung.

Was je Serviceleistung erfasst werden sollte

Angabe	Warum
Datum, Uhrzeit, Dauer	Zeitaufwand für Rückstellung; Nachweis gegenüber Kasse
Kunde und Gerät (Seriennummer), Bezug zur Versorgung	Abgrenzung Nebenleistung/eigenständige Leistung; Zuordnung zum Versorgungsvertrag
Art der Leistung (Nachanpassung, Reinigung, Reparaturannahme, Otoplastikwechsel, Hörtraining …)	Steuersatz; Vertragserfüllung
Mitarbeiter	Kostensatz für Rückstellung; Verantwortlichkeit
Entgelt: inklusive (Versorgung), Pauschale, Einzelabrechnung	Steuersatz und Erlöskonto
Ergebnis / Bemerkung	Erfolgskontrolle nach Hilfsmittel-Richtlinie

Praktisch entsteht das nicht durch zusätzliche Formulare, sondern durch konsequente Nutzung der Branchensoftware: Jeder Kundenkontakt wird als Vorgang mit Leistungsart und Dauer erfasst – auch wenn nichts berechnet wird. Die Auswertung „Serviceminuten je Versorgung“ liefert dann den Erfahrungswert für die Rückstellung, die Liste „gesondert berechnete Leistungen“ die 19-%-Kontrolle.

Praxisbeispiel: Rückstellung

Am 31. Dezember bestehen 1.800 Kassenversorgungen mit laufender Nachbetreuungspflicht, im Durchschnitt noch 3,2 Jahre. Die dokumentierten Serviceminuten der letzten drei Jahre ergeben 25 Minuten je Versorgung und Jahr; der Vollkostensatz je Akustikerstunde beträgt 60 Euro. Künftiger Aufwand: 1.800 × 3,2 × 25 ÷ 60 × 60 Euro = 144.000 Euro, abgezinst mit 5,5 Prozent über die mittlere Restlaufzeit rund 132.000 Euro. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent entspricht die erstmalige Bildung einer Steuerstundung von rund 55.000 Euro; in den Folgejahren wirkt nur noch die Veränderung. Ohne die Minutenaufzeichnung wäre der Ansatz eine Schätzung, die in der Prüfung mit hoher Wahrscheinlichkeit gekürzt würde.

Fazit

Serviceleistungen zu dokumentieren ist in der Hörakustik keine Fleißaufgabe, sondern die Voraussetzung für drei handfeste Vorteile: den ermäßigten Steuersatz auf Nebenleistungen, eine anerkannte Nachbetreuungsrückstellung und die Abwehr von Kassenrückforderungen. Ein Vorgang je Kontakt in der Branchensoftware, mit Leistungsart und Dauer, genügt – wenn er ausnahmslos angelegt wird.

Häufige Folgefragen

• Wie werden Serviceleistungen besteuert?
• Wie werden Rückforderungen von Krankenkassen behandelt?
• Welche Vorteile hat eine Bilanz gegenüber der EÜR?

Rechtsgrundlagen & Quellen

• § 12 Abs. 1 und 2 UStG, Abschn. 3.10 UStAE (Einheitlichkeit der Leistung); OFD Frankfurt, Verfügung vom 17.12.2014, S 7100 A – 205 – St 110
• § 249 HGB, § 5 Abs. 1, § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG; BFH, Urteil vom 19.07.2011, X R 26/10 (Rückstellung für Nachbetreuung von Hörgeräten)
• Hilfsmittel-Richtlinie des G-BA; Versorgungsverträge nach § 127 SGB V