Welche rechtlichen Aufbewahrungspflichten gibt es?

Die drei Fristen im Überblick

10 Jahre – Bücher und Jahresabschlüsse

Folgende Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO):

• Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen
• Handelsbücher, Grundbücher, Sachkonten
• Inventurlisten und Warenbestandsaufnahmen
• Einnahmenüberschussrechnungen
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Eröffnungsbilanzen

8 Jahre – Buchungsbelege (neu ab 2025)

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 von 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt – rückwirkend für alle Belege, deren Frist zu Beginn 2025 noch nicht abgelaufen war. Betroffen sind:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge und Bankbelege
• Kassenberichte und Kassenbücher
• Lohn- und Gehaltslisten
• Bewirtungsrechnungen

6 Jahre – Sonstige Geschäftsunterlagen

Folgende Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden:

• Handels- und Geschäftsbriefe (empfangen und abgesandt)
• E-Mails mit Geschäftsbezug
• Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
• Versicherungspolicen
• Lieferscheine (soweit keine Buchungsbelege)

Wann beginnt die Frist

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Beispiel: Eine Ausgangsrechnung vom 15. März 2024 unterliegt der 8-jährigen Aufbewahrungspflicht. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2032.

Verlängerung der Fristen

Die regulären Fristen verlängern sich automatisch, wenn:

• eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist
• ein Einspruchs- oder Klageverfahren anhängig ist
• steuerstrafrechtliche Ermittlungen laufen
• die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist

Digitale Aufbewahrung und GoBD

Originär digitale Dokumente – also Dokumente, die von Anfang an digital erstellt wurden (E-Rechnungen, digitale Kontoauszüge) – müssen zwingend digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck und anschließendes Löschen der Datei ist nicht zulässig.

Papierbelege können gescannt und das Original danach vernichtet werden – wenn das Scan-Verfahren GoBD-konform dokumentiert ist. Wichtig: Die Scanqualität muss bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Konsequenzen bei Verstößen

Wer Aufbewahrungspflichten nicht einhält, riskiert:

• Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt
• Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro
• Im Extremfall: Steuerhinterziehung oder fahrlässige Steuerverkürzung

Fazit

Die Neuregelung ab 2025 bringt Erleichterung: Buchungsbelege können ab 2025 nach 8 statt 10 Jahren vernichtet werden. Wer pauschal alles 10 Jahre aufbewahrt, ist auf der sicheren Seite. Wer früher vernichten möchte, muss sauber unterscheiden. Originär digitale Dokumente müssen digital bleiben – Ausdruck und Löschen ist nicht zulässig.

Häufige Folgefragen

• Wie wichtig ist eine saubere Dokumentation?
• Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?
• Wie wichtig ist eine digitale Buchhaltung?

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