Wie funktioniert eine Gutscheinkarte?

Wie Gutscheinkarten funktionieren

Gutscheinkarten werden von spezialisierten Anbietern bereitgestellt – häufig als Prepaid-Karte im Kreditkarten- oder Debitkartenformat. Der Arbeitgeber lädt die Karte monatlich mit bis zu 50 Euro auf. Der Mitarbeiter gibt die Karte beim Einkauf ein, wie eine normale Karte.

Wichtig: Unterschied zwischen zwei Kartentypen:

• Closed-Loop-Karten: nur bei einem bestimmten Händler oder einer bestimmten Händlergruppe einlösbar (z. B. nur bei einer bestimmten Tankstelle)
• Open-Loop-Karten: bei vielen verschiedenen Händlern nutzbar, aber auf bestimmte Warenkategorien beschränkt

Anforderungen seit 2022

Seit dem 01.01.2022 müssen Gutscheinkarten strenge Voraussetzungen erfüllen, um als Sachbezug anerkannt zu werden. Die Karte muss:

• ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen
• keine Barauszahlungsfunktion haben
• im Inland einlösbar sein
• den Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen

Viele früher gängige Modelle (z. B. einfache VISA-Prepaidkarten) erfüllen diese Anforderungen nicht mehr. Bei der Auswahl des Anbieters sollte auf die ausdrückliche ZAG-Konformität geachtet werden.

Beliebte Einsatzmöglichkeiten

• Tankstellen-Gutscheinkarten
• Supermarkt-Karten (z. B. REWE, Edeka, Lidl)
• Amazon-Gutscheine (sofern ZAG-konform und nicht barauszahlbar)
• Lifestyle-Karten für Sport, Wellness, Restaurants
• Regionalkarten für lokale Händler

Verwaltungsaufwand

Die meisten Anbieter bieten Arbeitgebern eine Online-Plattform zur Verwaltung aller Karten. Das monatliche Aufladen kann automatisiert werden. Der Verwaltungsaufwand ist gering – meist ein paar Klicks pro Monat.

Buchung beim Arbeitgeber

Die Gutscheinkarte ist eine Betriebsausgabe. Da keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, gibt es keine Lohnsteueranmeldung für diesen Betrag. Die Aufwendungen werden direkt als Personalaufwand gebucht.

Fazit

Die Gutscheinkarte ist die praktischste Umsetzung des Sachbezugsfreibetrags. Mit überschaubarem Verwaltungsaufwand erhalten Mitarbeiter monatlich 50 Euro netto zusätzlich – und der Arbeitgeber spart Sozialversicherungsbeiträge. Es ist wichtig, einen ZAG-konformen Anbieter zu wählen, da sonst die steuerliche Anerkennung riskiert wird.

Häufige Folgefragen

• Was ist ein Sachbezug?
• Welche steuerfreien Zusatzleistungen gibt es?
• Wie funktioniert Nettolohnoptimierung?

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