Was prüft die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung?

Rechtsgrundlage und Turnus

Die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung ist in § 28p SGB IV geregelt. Jeder Arbeitgeber wird mindestens alle vier Jahre geprüft. Bei Auffälligkeiten oder Hinweisen kann auch häufiger geprüft werden. Der Prüfer hat Zugriff auf alle Lohnunterlagen, Verträge und Abrechnungen.

Typische Prüffelder in der Hörakustik

Minijob-Einstufung

Der Prüfer überprüft, ob die Entgeltgrenze eingehalten wurde und ob die tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit dem vereinbarten Minijob-Status übereinstimmt. Überschreitungen der Entgeltgrenze führen zur Nachveranlagung als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

SFN-Zuschläge

Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge werden sorgfältig geprüft:

• Wurden tatsächlich entsprechende Zeiten gearbeitet?
• Ist der Grundlohn korrekt berechnet?
• Wurden die Prozentsätze eingehalten?
• Gibt es Arbeitszeitdokumentationen als Nachweis?

Fehlende Arbeitszeitnachweise führen zur vollständigen Steuerpflicht der Zuschläge – und zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Sachbezüge und Zusatzleistungen

Der Prüfer überprüft, ob die gewährten Sachleistungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen:

• Überschreiten die Sachbezüge die 50-Euro-Grenze?
• Wurden Barlohnumwandlungen vorgenommen statt echter Zusatzleistungen?
• Sind die Gutscheinkarten ZAG-konform?

Familienangehörige im Betrieb

Mitarbeitende Ehegatten und Familienangehörige werden besonders kritisch geprüft:

• Liegt ein schriftlicher Arbeitsvertrag vor?
• Wird das vereinbarte Gehalt tatsächlich ausgezahlt (auf ein eigenes Konto, nicht auf ein Oder-Konto)?
• Entspricht die Vergütung dem Fremdvergleich (was würde man einem fremden Mitarbeiter zahlen)?
• Wird die Arbeitsleistung tatsächlich und in dem vereinbarten Umfang erbracht?

Scheinselbständigkeit

Der Prüfer prüft, ob selbständige Subunternehmer oder Honorarkräfte tatsächlich selbständig sind oder ob Scheinselbständigkeit vorliegt. Kriterien:

• Weisungsgebundenheit bezüglich Arbeitszeit und Ort
• Eingliederung in den Betrieb
• Tätigkeit ausschließlich für einen Auftraggeber
• Kein eigenes unternehmerisches Risiko

Wird Scheinselbständigkeit festgestellt, werden alle Sozialversicherungsbeiträge für bis zu vier Jahre nachgefordert – zuzüglich Zinsen.

Konsequenzen bei Beanstandungen

Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen verjähren regulär nach vier Jahren, bei Vorsatz nach dreißig Jahren. Hinzu kommen Säumniszuschläge von einem Prozent pro angefangenem Monat auf den rückständigen Betrag.

Vorbereitung auf die Prüfung

Wer folgende Unterlagen vollständig und geordnet hat, übersteht eine Betriebsprüfung ohne Probleme:

• Alle Lohnabrechnungen der letzten vier Jahre
• Arbeitsverträge für alle Beschäftigten (inkl. Familienangehörige)
• Arbeitszeitnachweise für SFN-Zuschläge
• Belege für Sachbezüge und Zusatzleistungen
• Nachweise über die Auszahlung der Gehälter

Fazit

Die Rentenversicherungsprüfung ist für Hörakustiker mit Mitarbeitern ein regelmäßiges Ereignis. Wer saubere Lohnunterlagen führt, Arbeitsverträge auch für Familienangehörige schriftlich fixiert und SFN-Zuschläge mit Arbeitszeitnachweisen belegt, hat wenig zu befürchten. Fehler entstehen fast immer dort, wo Prozesse fehlen – nicht dort, wo absichtlich falsch gehandelt wird.

Häufige Folgefragen

• Wie werden Familienangehörige beschäftigt?
• Was ist bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis steuerlich zu beachten?
• Welche Lohnbestandteile sind steuerfrei?

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